「会議の要点を欠席者へ送る」のプロンプト5本｜そのまま貼って使える

あなたは「会議・記録」の仕事を毎日している担当者です。

次の会議の録画から、欠席者へのメールを作ってください。

【会議の録画】
＜ここに会議の録画を貼る＞

【やること】
1. 録画から要点を作る
2. 欠席者を特定する
3. 要点を送る

【出す形】
・欠席者へのメールだけを出す。前置きと感想は書かない
・わからないところは「要確認」と書き、勝手に埋めない
・固有名詞（社名・商品名・人名）は会議の録画にある表記のまま使う

次の見本と同じ形で、欠席者へのメールを作ってください。

【見本】
＜うまくいった欠席者へのメールを1つ貼る＞

【今回の会議の録画】
＜ここに会議の録画を貼る＞

【守ること】
・見本の項目の並び・長さ・文体をそろえる
・見本に無い項目は足さない
・会議の録画に書いていないことは書かない

次の欠席者へのメールの下書きを読んで、直したほうがよいところだけを挙げてください。

【下書き】
＜自分が書いた欠席者へのメールを貼る＞

【見てほしいところ】
1. 会議の録画に書いていないことが混ざっていないか
2. 相手が読んで意味が1通りに決まるか
3. 数字・日付・固有名詞の書き方がそろっているか
4. 削っても伝わる文が無いか

【出す形】
・「どこを」「なぜ」「どう直すか」の3つを1行ずつ
・直した全文は出さない。直すところだけ

次の欠席者へのメールに、足りないところが無いか見てください。

【欠席者へのメール】
＜できあがったものを貼る＞

【この仕事で抜けやすいところ】
・社外の人が参加している会議では、送る範囲を必ず確かめてください。
・受け取る人が次にやることが書かれていない
・期限と担当が書かれていない

【出す形】
・足りないものを箇条書きで。多くても5つ
・「問題なし」なら、そう1行だけ書く

「会議の要点を欠席者へ送る」を、はじめての人でもできる手順書にしてください。

【いまのやり方】
1. 録画から要点を作る
2. 欠席者を特定する
3. 要点を送る

【手順書に入れること】
・使うもの（会議の録画、tl;dv・Zapier）
・1手ずつの操作。1行に1つ
・詰まりやすいところと、そのときどうするか
・気をつけること：社外の人が参加している会議では、送る範囲を必ず確かめてください。

【出す形】
・番号つきの手順。1手は1行
・専門用語を使ったら、その行のうしろに（ ）で言い換える