「経費申請の不備を先に見つける」のプロンプト5本｜そのまま貼って使える

あなたは「社内手続き」の仕事を毎日している担当者です。

次の経費申請から、不備の通知を作ってください。

【経費申請】
＜ここに経費申請を貼る＞

【やること】
1. 申請内容を読み取る
2. 必要な添付や記載を確かめる
3. 不足があれば申請者へ返す

【出す形】
・不備の通知だけを出す。前置きと感想は書かない
・わからないところは「要確認」と書き、勝手に埋めない
・固有名詞（社名・商品名・人名）は経費申請にある表記のまま使う

次の見本と同じ形で、不備の通知を作ってください。

【見本】
＜うまくいった不備の通知を1つ貼る＞

【今回の経費申請】
＜ここに経費申請を貼る＞

【守ること】
・見本の項目の並び・長さ・文体をそろえる
・見本に無い項目は足さない
・経費申請に書いていないことは書かない

次の不備の通知の下書きを読んで、直したほうがよいところだけを挙げてください。

【下書き】
＜自分が書いた不備の通知を貼る＞

【見てほしいところ】
1. 経費申請に書いていないことが混ざっていないか
2. 相手が読んで意味が1通りに決まるか
3. 数字・日付・固有名詞の書き方がそろっているか
4. 削っても伝わる文が無いか

【出す形】
・「どこを」「なぜ」「どう直すか」の3つを1行ずつ
・直した全文は出さない。直すところだけ

次の不備の通知に、足りないところが無いか見てください。

【不備の通知】
＜できあがったものを貼る＞

【この仕事で抜けやすいところ】
・判断が要る不備は人へ回してください。形式の確認だけにとどめます。
・受け取る人が次にやることが書かれていない
・期限と担当が書かれていない

【出す形】
・足りないものを箇条書きで。多くても5つ
・「問題なし」なら、そう1行だけ書く

「経費申請の不備を先に見つける」を、はじめての人でもできる手順書にしてください。

【いまのやり方】
1. 申請内容を読み取る
2. 必要な添付や記載を確かめる
3. 不足があれば申請者へ返す

【手順書に入れること】
・使うもの（経費申請、ChatGPT・Power Automate）
・1手ずつの操作。1行に1つ
・詰まりやすいところと、そのときどうするか
・気をつけること：判断が要る不備は人へ回してください。形式の確認だけにとどめます。

【出す形】
・番号つきの手順。1手は1行
・専門用語を使ったら、その行のうしろに（ ）で言い換える